ปัจจุบันองค์กรต่างๆ เกือบทั้งหมดมีคอมพิวเตอร์ใช้งานและมีจำนวนไม่น้อยที่เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์เข้าเป็นระบบเครือข่าย เพราะการเชื่อมต่อเครือข่ายมีประโยชน์มากมายหลายอย่าง เช่น
1. สามารถใช้อุปกรณ์ร่วมกัน (Peripheral Sharing) การนำทรัพยากรทางฮาร์ดแวร์มาใช้ร่วมกัน เนื่องจากอุปกรณ์ทางคอมพิวเตอร์แต่ละชนิดมีราคาค่อนข้างสูง เพื่อให้ใช้ ทรัพยากรเหล่านั้นอย่างมีประสิทธิภาพ จึงมีการนำเอาอุปกรณ์เหล่านั้นมาใช้ร่วมกันเป็นส่วนกลาง เช่น เครื่องพิมพ์, พลอตเตอร์ เป็นต้น
2. การใช้ซอฟต์แวร์ร่วมกัน (Software Sharing) การใช้ซอฟต์แวร์ร่วมกันในระบบจะทำให้ประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บและยังสามารถใช้ร่วมกันได้อีกและสามารถดูแลรักษาได้ง่าย เช่น เมื่อเราต้องการอัพเกรดซอฟต์แวร์ใดก็ทำการอัพเกรดทีเดียวแต่จะมีผลถึงผู้ใช้ซอฟต์แวร์นั้นๆ ทั้งระบบ เป็นต้น
3. การใช้ข้อมูลร่วมกัน (File Sharing) ถ้าแต่ละหน่วยงานมีข้อมูลซึ่งต้องใช้ร่วมกันซึ่งถ้าต้องทำการคัดลอกข้อมูลไปไว้ในแต่ละเครื่องคงจะเป็นเรื่องยุ่งยากและสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ ข้อมูลมากทีเดียว การใช้ข้อมูลร่วมกันยังทำให้สะดวกเวลาที่ มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ ซึ่งจะมีผลกระทบไปทั้งระบบ และยังสามารถกำหนดได้ว่าจะให้ผู้ใช้คนใดสามารถใช้ข้อมูลได้ ซึ่งจะเป็นการรักษาความปลอดภัยสำหรับข้อมูลซึ่งอาจเป็นความลับและง่ายต่อการสำรองข้อมูล
4. การสื่อสารระหว่างบุคคล (Electronic Communication) การติดต่อระหว่างผู้ใช้แต่ละคนมีความสะดวกสบายขึ้น หากผู้ใช้อยู่ห่างกันมาก การติดต่ออาจไม่สะดวกระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์มีบทบาทในการเป็นตัวกลางในการติดต่อระหว่างผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งอาจจะเป็นการติดต่อในลักษณะที่ผู้ใช้ที่ต้องติดต่อด้วยไม่อยู่ก็อาจฝากข้อความเอาไว้ในระบบ เมื่อผู้ใช้คนนั้นเข้ามาใช้ระบบก็จะมีการแจ้งข่าวสารนั้นทันที
5. ค่าใช้จ่าย ก่อนหน้าที่จะใช้ระบบเครือข่ายนั้น องค์กรอาจจะต้องลงทุนซื้ออุปกรณ์ต่างๆ จำนวนมากเพื่อให้มีใช้พอเพียงกับคอมพิวเตอร์ในแต่ละเครื่อง แต่การใช้เครือข่ายจะช่วยลดค่าใช้จ่ายลงไปได้มาก เพราะเพียงซื้ออุปกรณ์แต่ละอย่างเพียงชิ้นเดียว ผู้ใช้ในระบบเครือข่ายทั้งหมดก็สามารถเรียกใช้อุปกรณ์ เหล่านี้ได้อย่างสะดวกสบายและรวดเร็ว
6. การบริหารเครือข่าย โดยส่วนใหญ่แล้วแต่ละบริษัท มักจะมีพนักงานที่ทำหน้าที่บริหารเครือข่ายโดยเฉพาะ ยกเว้นเครือข่ายขนาดเล็กที่ผู้ใช้ต้องดูแลกันเอง สำหรับการดูแลบริหารเครือข่ายในปัจจุบันก็ไม่ได้ยุ่งยากมากนักเพราะมีซอฟต์แวร์เครือข่ายที่มีเครื่องไม้ เครื่องมือเยี่ยมในการตรวจสอบและการควบคุมการทำงานของเครือข่ายเป็นอย่างดีก่อนที่ผู้ใช้จะเข้าไปใช้ข้อมูลในเครือข่ายนั้น เข้าจะต้องใส่ชื่อบัญชีผู้ใช้พร้อมรหัสผ่านเสียก่อน ซึ่งส่วนนี้เป็นระบบรักษาความปลอดภัยเบื้องต้นที่จะป้องกันบุคคลอื่นเข้ามายุ่งย่ามในเครือข่าย ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดความเสียหายได้
7. ระบบรักษาความปลอดภัย เครือข่ายเกือบทั้งหมดจะมีโปรแกรมที่ทำหน้าที่เป็นระบบรักษาความปลอดภัยโดยโปรแกรมรักษาความปลอดภัย จะทำการตรวจสอบและรายงานพฤติกรรมที่ไม่ชอบมาพากลในการใช้เครือข่ายให้ผู้บริหารระบบได้รับทราบ ระบบรักษาความปลอดภัยพื้นฐานที่ใช้ชื่อบัญชีและรหัสผ่านเท่านั้น สามารถป้องกันผู้ที่ ไม่มีสิทธิได้เป็นอย่างดี เพราะการเดาหรือการแกะรหัสผ่านนั้นทำได้ยาก ยกเว้นแต่ผู้นั้นไปแอบดูรหัสผ่านของคนอื่นมาได้ ดังนั้นผู้ใช้แต่ละคนควรเก็บรหัสผ่านของตนไว้ให้ดี
8. เสถียรภาพของระบบ เครือข่ายโดยส่วนใหญ่จะถูกออกแบบมาให้มีเสถียรภาพในการทำงานอย่างคงเส้นคงวาถึงแม้จะใช้เครือข่ายทำงานอยู่ตลอดเวลาก็ตามโปรแกรมในระบบเครือข่ายบางตัวสามารถส่งข้อความเตือนผู้บริหารระบบให้ทำการตรวจสอบแก้ไขปัญหาในระบบได้ทันที
9. การสำรองข้อมูล บริษัทส่วนใหญ่จะใช้เครือข่ายในการสำรองข้อมูลของพนักงานไว้นอกเหนือจากการจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ แล้วการสำรองข้อมูลไว้ในเซิร์ฟเวอร์ จะต้องปลอดภัยกว่าการเก็บข้อมูลในเครื่องส่วนตัว
วิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ 